Conditions générales
EASY COFFEE
Article 1 : Objet du contrat
Le présent contrat a pour objet la location par EASY COFFEE au client d’une machine à café automatique équipée d’un système intelligent de gestion des consommables avec ou sans meuble ou corner équipé et avec ou sans fontaine à eau sur réseau table top ou sur pied et avec ou sans distributeurs automatiques complémentaires.
EASY COFFEE met à disposition du client une machine à café automatique comprenant un dispositif de commande automatique de consommables (café, lait, sucre, etc.), permettant un réapprovisionnement en continu et sans intervention du client. La machine est équipée d'un système intelligent qui surveille en temps réel les niveaux de consommables et passe automatiquement commande auprès d’EASY COFFEE, afin de garantir une disponibilité permanente des produits nécessaires à son bon fonctionnement. L’écran touch de la machine rappellera systématiquement au client qu’il peut passer commande sur le webshop d’EASY COFFEE pour l’ensemble des biens primaires de consommations de son entreprise.
Article 2 : Durée du contrat
Le présent contrat est conclu pour une durée initiale de soixante (60) mois à compter de la date de mise en service de la machine, telle que définie à l’Article 4. À l’issue de cette période initiale, le contrat sera tacitement reconduit pour des périodes successives d’une durée de douze (12) mois.
Le client a la possibilité de mettre fin au contrat à chaque date anniversaire de celui-ci, à condition d’en informer EASY COFFEE par lettre recommandée avec accusé de réception au moins trois (3) mois avant la date d’anniversaire. Cette lettre devra préciser les motifs du choix de fin de collaboration. En l'absence d'une telle notification dans le délai imparti, le contrat sera automatiquement renouvelé pour une nouvelle période de douze (12) mois, aux mêmes termes et conditions.
Article 3 : Obligations du client, d'entretien, de nettoyage et de gestion des consommables de la machine
Le client s'engage à assurer, à ses frais, le nettoyage régulier et le remplissage de la machine selon les instructions fournies par EASY COFFEE. Pour faciliter ces opérations, des QR codes donnant accès à des vidéos explicatives sont apposés dans la machine. Le client doit veiller à ce que les produits fournis par EASY COFFEE soient correctement stockés et disposés dans la machine en fonction des besoins. Le client est tenu d'utiliser exclusivement les produits fournis par EASY COFFEE au travers de la machine. Tout manquement à cette obligation pourra entraîner des sanctions contractuelles. La machine calcule exactement le nombre de consommables utilisés via la machine. Que les produits EASY COFFEE soient utilisés ou non, ceux-ci seront facturés suivant les demandes d’approvisionnement effectuées par la machine en fonction des consommations réellement réalisées par la machine.
Si le nettoyage de la machine n'est pas effectué correctement, et qu'une intervention technique s'avère nécessaire, des frais d'intervention seront facturés au client. Un rapport technique et photographique détaillant les défaillances de nettoyage seront transmis au client pour justifier ces frais.
Le client est responsable de la machine en cas de vol ou de casse volontaire. Il doit prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité et l'intégrité de la machine, tout en s'assurant que celle-ci reste accessible aux consommateurs pendant les horaires d’ouverture.
En cas de vol ou de dégradation totale de la machine, un forfait de 4.500€ sera réclamé au client. Pour les accessoires les montants seront les suivants : fontaine 795€ - meuble équipé 695€ - corner ocs line 1.900€ - corner Alone et Tower 2.350€ - rendez-vous 110 3.250€ - rendez-vous 150 4.250€
Le client peut décider de prendre à son entière charge et d’offrir les consommations à ses collaborateurs et visiteurs. Si le client choisit de rendre les consommations partiellement gratuites et/ou de les faire payer, une option de lecteur bancaire pourra être ajoutée à la machine. Cette option permet l'utilisation de cartes bancaires et de badges pour contrôler les gratuités quotidiennes par personne et éventuellement facturer aux collaborateurs les consommations au-delà du seuil de gratuité. Le coût de cette option bancaire s'élève à 15 € par mois pour le lecteur, auxquels s'ajoutent 15 € par mois d’abonnement à souscrire directement auprès de GTI NAYAX, incluant une carte SIM 4G, l'accès au portail de télémétrie, et l'assistance fournie par GTI NAYAX.
EASY COFFEE est le seul fournisseur de cafés du client, aucun concurrent ne peut délivrer des boissons chaudes sur le site servi par EASY COFFE sous peine de résiliation immédiate aux torts et aux frais du clients aux conditions décrites au point de résiliation.
Dans le cas où le client loue des accessoires supplémentaires, tels que des fontaines à eau, il est également tenu d'assurer leur nettoyage régulier et leur entretien conformément aux directives fournies par le client.
En cas de non-respect de ces obligations, EASY COFFEE se réserve le droit de facturer des frais supplémentaires pour toute intervention nécessaire et de prendre toute mesure contractuelle appropriée.
Article 4 : Conditions de livraison, d'installation et de mise en service de la machine
La machine sera livrée dans un délai estimé entre deux (2) et huit (8) semaines à compter de la date de validation de la commande, en fonction de la disponibilité des stocks, des délais de livraison et de la période de commande. EASY COFFEE s'efforcera de respecter ces délais, mais un éventuel retard de livraison ne pourra en aucun cas justifier une résiliation du présent contrat par le client. L'installation de la Machine doit être effectuée dans un emplacement fréquenté par un minimum de vingt (20) personnes par jour, afin d’assurer une utilisation optimale de l’équipement. Le client s'engage à mettre à disposition un robinet d'eau équipé d'une vanne de 3/4 ainsi qu'une ligne électrique dédiée de 20A, nécessaires au bon fonctionnement de la machine. Ces installations doivent être prêtes et en conformité avant la livraison de la Machine. Le jour de l'installation, EASY COFFEE remettra au client un manuel d'utilisation fourni par le fabricant, décrivant les principales fonctionnalités et les procédures d'utilisation de la machine. Une formation pratique sera également dispensée à une personne désignée par le client, qui sera responsable de l'exploitation quotidienne de la Machine.
Lors de la livraison de la machine un stock tampon de consommables est livré et facturé au client. Ce stock est pris en compte dans la mémoire de la machine. Un bon de livraison sera établi reprenant le numéro de série des biens livrés, leurs emplacements et les quantités de consommables livrés.
Article 5 : Gestion des consommables et système de réapprovisionnement automatique
La Machine est livrée initialement avec un stock tampon comprenant un carton de chaque consommable nécessaire (café, lait, sucre, etc.). Chaque consommation réalisée via la machine est automatiquement enregistrée et la machine décompte le stock correspondant dans la mémoire de la machine.
Lorsque le stock d'un consommable atteint un seuil minimum de deux (2) sachets, une alerte est générée automatiquement par la machine et est transmise à EASY COFFEE. Dès réception de cette alerte, EASY COFFEE procède à l'envoi d'un nouveau carton du consommable concerné afin de garantir que le stock reste suffisant pour une utilisation continue.
Les consommables livrés et facturés correspondent exclusivement aux consommables effectivement consommés par les utilisateurs de la machine. Par conséquent, aucune annulation de livraison n'est possible une fois que la commande a été générée et traitée par le système.
La veille de périodes de fermeture de la société EASY COFFEE, un approvisionnement sera généré pour que le client ne risque pas la rupture de certains produits pendant la période de fermeture.
En cas de retard dans la livraison des consommables, celui-ci ne pourra en aucun cas constituer un motif de résiliation du présent contrat. EASY COFFEE s’engage à faire ses meilleurs efforts pour assurer une livraison rapide des consommables.
Article 6 : Modalités de facturation et de paiement
La location de la machine fait l'objet d'une facturation mensuelle, payable de manière anticipative par domiciliation bancaire auprès de notre banque, Belfius. Le client s'engage à mettre en place cette domiciliation bancaire dès la signature du contrat et à s'assurer de la disponibilité des fonds nécessaires pour honorer chaque paiement.
Les consommables livrés, soit au démarrage soit à la demande de la machine, sont automatiquement facturés dès leur livraison. Le montant correspondant devra être réglé par le client dans un délai de trente (30) jours à compter de la date d'émission de la facture, également par domiciliation bancaire.
En cas de retard de paiement, les pénalités de retard légales en vigueur en Belgique seront automatiquement appliquées (10.5%/an). Le premier rappel de paiement sera envoyé sans frais. En cas de non-paiement persistant, un second rappel sera émis, entraînant des frais forfaitaires de quarante (40) euros, auxquels s'ajouteront les intérêts de retard prévus par la loi belge.
Tous les frais de recouvrement utilisés par EASY COFFEE seront réclamés et dû par le client.
Le client reconnaît que tout manquement aux obligations de paiement peut entraîner des conséquences contractuelles, y compris, sans s'y limiter, la suspension de la fourniture des consommables dès le premier mois de retard ou la résiliation du contrat.
Si, pendant une période de 3 mois consécutifs les factures sont impayés, le contrat est immédiatement rompu aux torts du client et cela sans mise en demeure nécessaire.
Des frais de 6 mois de locations et consommations moyennes seront du à EASY COFFEE avec un minimum de 20(personnes) x 3 (consommations) x 22 (jours ouvrables) consommations par mois au prix moyen de 0.33€.
Article 7 : Entretien, maintenance et service après-Vente
La responsabilité du client concernant l'utilisation et l'entretien de la machine est définie à l'Article 3 des présentes conditions générales.
EASY COFFEE s'engage à assurer un entretien semestriel de la machine, comprenant un nettoyage en profondeur, le remplacement des pièces d'usure normale, ainsi que le changement du filtre une fois par an.
En cas de panne, EASY COFFEE s'engage à intervenir dans un délai maximum de septante deux (72) heures ouvrables. Un éventuel retard dans ce délai d'intervention ne pourra en aucun cas être invoqué comme motif de résiliation du contrat par le client.
Les pièces d'usure normale seront remplacées gratuitement lors de ces interventions programmées. Cependant, si une intervention est nécessaire en raison d'un manquement du client à ses obligations d'entretien ou d'utilisation (telles que définies à l’article 3), cette intervention sera facturée au tarif suivant :
- Frais de déplacement : cinquante (50) euros.
- Coût horaire : quatre-vingt-cinq (85) euros par heure, avec une facturation systématique de la première heure d’intervention, puis une facturation par tranche de quinze (15) minutes entamée.
Pour les accessoires tels que la fontaine à eau, EASY COFFEE procédera également au remplacement du filtre une fois par an, conformément au type de filtre choisi en début de contrat (filtre standard ou filtre enrichi en magnésium) et à la débactérisation de la fontaine 2 fois par an suivant les normes du fabricant.
Article 8 : Révision et indexation des prix
- Indexation des Prix :
Les prix de la location de la machine, des accessoires et des consommables sont susceptibles d'être indexés annuellement en fonction de l'évolution des indices officiels du coût de la vie ou des matières premières, selon l'indice le plus pertinent pour l'activité d'EASY COFFEE. Toute révision des prix sera notifiée au client par écrit ou via une communication complémentaire sur les factures.
- Augmentation des prix en cas de variation des marchés :
EASY COFFEE se réserve le droit d'ajuster ses tarifs à tout moment en cas de variation importante des marchés boursiers des matières premières, des coûts de matières premières, des taux de change ou des coûts d'approvisionnement. Ces augmentations seront justifiées par des circonstances exceptionnelles, telles qu'une hausse significative des prix sur les marchés boursiers ou des ruptures d'approvisionnement. Le client sera informé par écrit de toute augmentation proportionnelle de prix au moins trente (30) jours avant son application.
- Droit de résiliation en cas d'augmentation de prix :
En cas d'augmentation de prix du service total fourni par EASY COFFEE au-delà de 10% sur une période de douze (12) mois, le client aura le droit de résilier le contrat sans frais, sous réserve d'en informer EASY COFFEE par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de trente (30) jours suivant la notification de l'augmentation.
Article 9 : Garantie et limitation de responsabilité
La machine est couverte par EASY COFFEE tout au long du contrat pour une utilisation normale, conformément aux instructions fournies par le fabricant et EASY COFFEE. Toutefois, EASY COFFEE ne saurait être tenu responsable des dommages causés par la machine, que celle-ci soit utilisée correctement ou non.
EASY COFFEE ne peut être tenu responsable de la qualité de l'eau utilisée par le client dans la machine, ni de la qualité des consommables, car nous agissons uniquement en tant que revendeur et suivons les recommandations des fabricants et producteurs. Les machines à café et fontaines à eau sont entretenues conformément aux normes et directives des fabricants. En cas de mauvais entretien ou de nettoyage insuffisant par le client et/ou la personne désignée par lui, EASY COFFEE décline toute responsabilité pour la présence éventuelle de bactéries ou autres contaminants détectés lors d'analyses.
Aucun frais ne pourra être réclamé à EASY COFFEE pour des dommages directs ou indirects liés à l'utilisation de la machine, au-delà des obligations expressément stipulées dans le présent contrat.
Le client est tenu d'assurer la Machine contre le vol, la casse, ou toute autre forme de dégradation. Le client demeure pleinement responsable de toute perte ou dommage résultant d'une telle situation, et EASY COFFEE ne pourra être sollicité pour couvrir ces frais ou préjudices.
Article 10 : Résiliation du contrat et restitution de la machine
À la fin du contrat, ou en cas de résiliation, la machine devra être restituée à EASY COFFEE en parfait état de fonctionnement et de propreté. Si la Machine est rendue en état de saleté non conforme aux normes d'entretien précisées dans les présentes conditions générales, un forfait de nettoyage de trois cent cinquante (350) euros sera dû par le client. Idem si la machine est abîmée les frais de remise en état seront à charge du client.
Le client a la possibilité de résilier le contrat gratuitement à chaque date d'anniversaire, sous réserve de notifier EASY COFFEE par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins trois (3) mois avant la date d'anniversaire, en expliquant les motifs de la résiliation.
Le client peut également choisir de résilier le contrat à tout moment avant la date d'anniversaire et avec reprise immédiate des appareils et corner, moyennant le paiement d'une indemnité de rupture anticipée. Cette indemnité est calculée comme suit : six (6) mois de location plus une estimation de six (6) mois de consommables moyens, avec un minimum facturé calculé sur la base d'un minimum de vingt (20) personnes effectuant trois (3) consommations par jour pendant vingt-deux (22) jours ouvrables par mois, au prix moyen de 0,30 € par consommation.
Toute résiliation devra être effectuée dans le respect des procédures décrites ci-dessus, et le client reconnaît que toute résiliation anticipée entraînera des frais conformément aux dispositions prévues.
Article 11 : Confidentialité et protection des données
EASY COFFEE s'engage à traiter toutes les informations et données personnelles collectées dans le cadre de l'exécution du présent contrat conformément aux lois et règlements en vigueur relatifs à la protection des données personnelles, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les données collectées par EASY COFFEE sont utilisées exclusivement aux fins de gestion du contrat, de suivi des consommations, d'optimisation du service et de l'approvisionnement en consommables. Ces données peuvent inclure, sans s'y limiter, des informations sur le client, les coordonnées bancaires pour la domiciliation, les consommations enregistrées par la machine, et les préférences de réapprovisionnement.
EASY COFFEE garantit la confidentialité de ces informations et s'engage à ne pas les divulguer à des tiers non autorisés, à l'exception des partenaires nécessaires à l'exécution du contrat (comme les fournisseurs de services de paiement ou de livraison), sous réserve que ces partenaires soient soumis à des obligations de confidentialité équivalentes.
Le client dispose d'un droit d'accès, de rectification, de suppression, et d'opposition au traitement de ses données personnelles. Toute demande en ce sens doit être adressée par écrit à EASY COFFEE.
EASY COFFEE décline toute responsabilité en cas d'utilisation frauduleuse ou abusive des données par des tiers non autorisés résultant d'une négligence ou d'un manquement aux obligations de sécurité de la part du client.
Article 12 : Litiges et droit applicable
Règlement des Litiges :
En cas de litige relatif à l'interprétation, l'exécution ou la résiliation du présent contrat, les parties s'engagent, dans un premier temps, à rechercher une solution amiable par voie de médiation. La médiation sera initiée à la demande de l'une des parties.
Si la médiation échoue dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification du litige, le différend sera porté devant les tribunaux compétents.
Droit applicable :
Le présent contrat est régi par le droit belge. En cas de litige, et après échec de la médiation les tribunaux du ressort de Charleroi seront exclusivement compétents pour connaître du différend.
Ces dispositions visent à encourager une résolution amiable des litiges avant tout recours judiciaire, tout en définissant clairement le cadre juridique applicable au contrat.
Article 13 : Force majeure
Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l’inexécution ou du retard dans l’exécution de l'une quelconque de ses obligations contractuelles si cette inexécution ou ce retard résulte d'un cas de force majeure tel que défini par la législation en vigueur.
Les cas de force majeure incluent, sans s'y limiter, les catastrophes naturelles, les incendies, les inondations, les guerres, les émeutes, les grèves, les pandémies, les actes d'autorités gouvernementales ou toute autre circonstance imprévisible et indépendante de la volonté des parties rendant l'exécution du contrat impossible ou déraisonnablement difficile.
En cas de force majeure, la partie concernée devra notifier l’autre partie par écrit dans les plus brefs délais en précisant la nature et la durée prévisible de l'événement de force majeure. Les obligations des parties seront suspendues pendant toute la durée de l'événement de force majeure.
consécutifs, chacune des parties aura la faculté de résilier le contrat de plein droit, sans indemnité, par lettre recommandée avec accusé de réception. Aucune des parties ne pourra être tenue responsable des dommages ou pertes subis par l'autre partie en raison d'une telle résiliation.
Article 14 : Divers
Les présentes conditions générales de vente constituent l'intégralité de l'accord entre les parties et remplacent tout accord ou engagement antérieur, écrit ou verbal, relatif à l'objet du contrat.
Le choix des machines et des accessoires se fera par le biais de la signature d'un bon de commande, qui identifiera les équipements spécifiques choisis par le client ainsi que les prix de ventes des articles choisis et des consommables qui seront livrés automatiquement. Ce bon de commande sera annexé aux présentes conditions générales et fera office de contrat reprenant l’intégralité des CGDV du présent document. Toute modification du choix des machines ou accessoires devra faire l’objet d’un nouvel accord écrit entre les parties, sous forme d’un nouveau bon de commande.
Les promotions E-Shop sont destinées aux clients d’EASY COFFEE sous contrat de location de machines à café.
Aucune modification ou dérogation aux termes des présentes conditions générales ne sera valable à moins d’être expressément convenue par écrit et signée par les deux parties.
Si une disposition du présent contrat est jugée invalide ou inapplicable par un tribunal compétent, les autres dispositions resteront en vigueur et de plein effet.
Tout manquement de l'une des parties à exercer un droit ou à exiger l'exécution d'une obligation en vertu du présent contrat ne pourra être interprété comme une renonciation à ce droit ou à cette obligation.
Les présentes conditions générales sont régies par le droit belge. Tout litige relatif à l'interprétation, l'exécution ou la résiliation du contrat sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux du ressort de Charleroi.
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